学校事務の教務課は、主に学籍管理や成績管理を司る部署で、教育業界固有の部署であることから分かるように、学校運営において欠かせない重要な役割を持っています。
この記事では、学校事務を目指している人や募集している部署が教務課でどんな仕事をしているか知りたい人に向けて、教務課が具体的にどのような業務を行っているのかについて詳しく紹介します。
教育活動のサポート役「教務」の主な業務
１. 学籍管理
教務課では、主に在校生の学籍情報や卒業生の学籍履歴などを管理しています。
在学中の生徒の住所・連絡先・保護者・交通経路などの情報は、日々の教育活動や緊急時の連絡等で必要になるので厳正な管理が重要となります。
また、転学、退学など生徒の異動願いがあれば、必要な手続きも行い、学生情報の入ったデータベースを適宜更新していきます。
教務課では、これらの情報をもとに生徒からの申請に応じて在学証明書や卒業証明書、通学証明書などの証明書の発行を行います。
２. 成績管理と進級判定
生徒の成績管理も教務課の役割です。各教員から提出された成績情報を集計し、データベースに入力・管理します。成績表や通知表の発行も教務課が担当することが多いです。
また、進級や卒業に関する判定も教務課の仕事です。これには、各学期末や学年末に行われる進級判定会議の資料準備・運営も含まれることがあります。
この成績情報をもとに成績証明書や調査書などの証明書の発行申請があれば、その情報に基づいて書類を発行していきます。
３. 時間割の調整と授業管理
教務課では、授業時間割の作成や調整、管理を行います。これは、教員の担当授業や教室の割り振りを調整し、スムーズに授業が行われるように計画します。
特に、急な変更や教員の欠席などの授業の穴を迅速に対応し、授業の遅れや混乱を最小限に抑えることが求められます。ただし、これらの業務は授業運営の側面が強いため、教務事務ではなく、教務担当の教員が担うことが一般的です。
４. 入試業務
これは入試専門の部署があれば教務の管轄ではありませんが、事務は少人数で運営されているため教務課の事務が入試業務も担うことが多いです。
入試業務には受験生の募集、出願の管理、出願書類のチェック、入試問題の管理、入試の実施・運営、合格発表までの一連のプロセスを行います。入試業務は学校の評判や生徒数に直結する重要な業務であり、正確な運営が求められます。
５. その他の教員サポート
教務課は、このほかに教員の日々の様々な業務をサポートすることも重要です。
例えば、授業に必要な教材の発注や教具・文房具の準備、試験問題の印刷、各種会議の準備など、教員が教育活動に集中して取り組めるようにバックアップする役割があります。
昨今では校内ICT化が進んでいるため、ICT機器の管理や情報システムの管理まで及ぶことがあります。
まとめ
教務課の仕事は、表には出にくいですが教育の質を維持し、生徒の学びをサポートするために欠かせない重要な存在です。
学籍管理や成績管理、時間割の調整、入試業務、そして教員のサポートなど多岐にわたる業務がありますが、共通するのは教員がより教育活動に集中できるようにバックアップすることが教務課の本質であり、ほかの事務よりも教育活動に関わる立場で仕事をすることができます。
学校事務職員を目指す方にとって、教務課での経験は非常に貴重でやりがいのあるものとなるでしょう。
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